1 - Ipagora tuteur entreprise : consultation des documents signés
2- Suivi d'un stagiaire : tableau d'évaluation de fin de stage
Grille de satisfaction : notation (14 questions)
3- Suivi d'un alternant : le livret du stagiaire et son évaluation finale
4- Alternant : Documentation CFA
5- Alternant : Attestation d'assiduité
6- Alternant : Consultation des absences
7- Alternant : Consultation des notes
PRÉ REQUIS
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Afin d'accéder à votre espace personnel Ipagora, vous devez avoir au préalable initialisé votre compte IPAG en tant que tuteur entreprise.
Si vous ne l'avez pas encore fait, merci de vous référer à l'article suivant pour y procéder : → IPAGORA - 1ère connexion sans compte "@ipag.fr", en utilisant une adresse email personnelle |
1- Ipagora tuteur entreprise : consultation des documents signés
Le tuteur entreprise et/ou le responsable RH et/ou le signataire de la convention de formation d'un alternant ou stagiaire peut consulter et télécharger les documents signés de son/ses alternant(s) ou son stagiaire depuis son espace Ipagora > Rubrique Stage/Alternance > Stage/Alternance : documents signés.
Cette rubrique est accessible si :
- l'événement du contrat concerné est en cours
- l'événement du contrat concerné en cours est validé définitivement
2- Suivi d'un stagiaire : tableau d'évaluation de fin de stage
Dans cette dernière partie, on demande au tuteur de stage d'évaluer l'apprenant depuis son espace Ipagora, et de remplir les différentes sections de son livret de stage.
Ce livret sera accessible durant toute la période de stage, selon les créneaux suivants :
Ouverture = 1 jour après la date de début du livret (correspondant à la date de début du stage)
Fermeture = 15 jours après la date de fin du livret
Pour accéder au livret et à l'évaluation finale, ouvrez la rubrique Stages/Alternance, puis la sous-rubrique Livret / Evaluation
Grille de satisfaction : notation (14 questions)
Le formulaire sous forme de 14 questions à répondre selon une grille d'évaluation et de satisfaction de 1 à 5 :
5- Très satisfaisant
4- Satisfaisant
3- Moyennement satisfaisant
2- Peu satisfaisant
1- Pas du tout satisfaisant
En complément, les questions suivantes portant sur la relation de votre entreprise avec l'IPAG sont disponibles :
Validation du tuteur entreprise
N'oubliez pas de cocher "Je certifie que les informations saisies sont correctes" et cliquez sur "Valider ma saisie". Ainsi, ces données s'enregistreront et retomberont dans l'ERP.
Le résultat de la notation donnera une note finale sur 20 pour l'évaluation de l'étudiant.
3- Suivi d'un alternant : le livret du stagiaire et son évaluation finale
A chaque étape de suivi du stagiaire alternant ou de stage long, vous serez notifié par mail.
L'attribution de cette mission sera stipulée sur le contrat / convention de stage long et vous recevrez un premier mail avec le nom et l'adresse mail de l'étudiant.
Étape 1 : Descriptif de la mission
Dans cette première partie, l’apprenant aura déjà pré-saisi et détaillé jusqu’à 3 missions (dont 1 obligatoirement), ainsi que 2 objectifs par missions.
Cette rubrique sera ouverte 1 jour après la date de début de son stage/alternance
En tant que tuteur entreprise vous serez notifié par un premier mail automatique de l’ouverture du formulaire (l'étudiant doit se rendre sur son espace pour effectuer la saisie de ses missions et objectifs) et un second mail vous invitant à vous rendre sur votre espace tuteur entreprise pour valider la saisie de l'étudiant.
RELANCE DESCRIPTIF MISSIONS : Si l'étudiant n'a rien rempli le formulaire, un mail de relance lui sera envoyé avant la date de fin de son contrat et vous en serez également notifié.
Etape 2 : Premier bilan (étape intermédiaire du livret du stagiaire)
Dans cette seconde partie, on demande à l’apprenant et au tuteur entreprise de réaliser ensemble un premier bilan sur les différentes missions réalisées.
En tant que tuteur entreprise vous serez notifié par un premier mail automatique de l’ouverture du formulaire (l'étudiant doit se rendre sur son espace pour effectuer la saisie de ses missions et objectifs) et un second mail vous invitant à vous rendre sur votre espace tuteur entreprise pour valider la saisie de l'étudiant.
Rubrique : Stages / Alternance > Livret / Evaluation > sous-rubrique ETAPE 2 - Premier bilan
RELANCE PREMIER BILAN : Si l'étudiant n'a rien rempli, un mail de relance lui sera envoyé avant la date de fin de son contrat et vous en serez notifié également.
Étape 3 : Bilan final
Dans cette troisième partie, on demande à l’apprenant et au tuteur entreprise de réaliser ensemble un bilan sur les différentes missions réalisés.
En tant que tuteur entreprise vous serez notifié par un premier mail automatique de l’ouverture du livret (l'étudiant doit se rendre sur son espace pour effectuer la saisie de ses missions et objectifs) et un second mail vous invitant à vous rendre sur votre espace tuteur entreprise pour valider la saisie de l'étudiant.
Rubrique : Stages / Alternance > Livret / Evaluation > sous-rubrique ETAPE 3 - Bilan final
Le formulaire ouvre des champs de notation sous forme de grille d'évaluation sur chaque mission.
Vous vérifierez, modifierez les informations si besoin et n'oubliez pas de valider la saisie :
Étape 4 : Évaluation finale des contrats d'alternance
Dans cette dernière partie on demande au tuteur entreprise d’évaluer l’apprenant depuis l'espace Ipagora du tuteur entreprise. Ce formulaire doit être accessible avec les dates suivantes :
Ouverture = Date de fin du livret +1 jour
Fermeture = Date de fin du livret +15 jours
Formulaire sous forme de 14 questions à répondre selon une grille d'évaluation et de satisfaction de 1 à 5 :
5- Très satisfaisant
4- Satisfaisant
3- Moyennement satisfaisant
2- Peu satisfaisant
1- Pas du tout satisfaisant
Ainsi que des questions sur la relation de votre entreprise avec l'IPAG
Validation du tuteur entreprise
N'oubliez pas de cocher "Je certifie que les informations saisies sont correctes" et cliquez sur "Valider ma saisie". Ainsi ces données s'enregistreront et retomberont dans l'ERP .
Le résultat de la notation donnera une note finale sur 20 pour l'évaluation de l'étudiant.
Votre mission s'arrête à la notation de l'étudiant sur son expérience dan votre entreprise.
Pour plus de renseignement sur ce livret ou l'évaluation d'un étudiant, n'hésitez pas à contacter le service Stage/Alternance de l'IPAG.
En cas de problème technique, vous pourrez saisir un ticket d'assistance IpagZen depuis votre espace Ipagora.
4- Alternant : Documentation CFA
Dès le contrat d'alternance validé définitivement par l'IPAG, le tuteur entreprise a accès à toute la documentation du contrat de l'alternant depuis une rubrique dédiée de son espace Ipagora > Rubrique Stage/Alternance > Documentation CFA.
Les documents suivants y sont à disposition et sont téléchargeables au format .pdf :
- Calendrier Alternance
- Fiche RNCP de la formation suivie
- Description de la formation
Pour télécharger un document, cliquer sur la flèche bleue sur la ligne du document souhaité à droite de l'écran.
5- Alternant : Attestation d'assiduité
Le tuteur entreprise :
- Est en copie du mail automatique envoyé à l'alternant dès la validation et mise à disposition d'une attestation d'assiduité.
- A accès à un widget d'information de mise à disposition dès qu'au moins une attestation d'assiduité est validée par l'alternant.
- A accès à l'ensemble des déclarations d'assiduité validées par l'alternant dans une rubrique dédiée depuis son espace Ipagora > rubrique Stage/Alternance > Attestation assiduité alternant.
Chaque ligne correspond à une déclaration mensuelle d'assiduité.
Pour accéder aux détails de la déclaration souhaitée, le tuteur clique sur le bouton "consulter" à droite de l'écran.
- Peut générer les attestations d'assiduité associées aux déclarations validées par l'alternant en cliquant sur le lien de téléchargement en bas de l'écran.
Le document généré peut être téléchargé et conservé.
6- Alternant : Consultation des absences
En tant que tuteur entreprise, vous avez la possibilité de consulter les absences de votre alternant sur la période de son contrat.
Pour cela, connectez-vous sur votre espace tuteur IPAGORA.
Cliquer sur Rubrique Stages / Alternance
Puis cliquer sur la sous- rubrique "Absences alternant" et cocher sur le bouton "Consulter" de la ligne souhaitée.
Puis cliquer sur le bouton "Suivant" :
Les absences listées sont les absences de l'alternant durant la période du contrat. Si la rubrique est vide c'est qu'aucune absence n'a été enregistrée.
7- Alternant : Consultation des notes
En tant que tuteur entreprise, vous avez la possibilité de consulter les notes obtenues par votre alternant durant la période de son contrat.
Pour cela, connectez-vous sur votre espace tuteur IPAGORA.
Cliquer sur Rubrique Stages / Alternance
Puis cliquer sur la sous- rubrique "Notes alternant" et cocher sur le bouton "Consulter" de la ligne souhaitée.
Puis cliquer sur le bouton "Suivant" :
Les notes qui s'affichent sont les notes obtenues durant la période du contrat.
8- Entretien tripartite : compte-rendu digitalisé
La rubrique "Entretien Tripartite - Consultation" donne accès au support digitalisé en consultation.
Cliquer sur le bouton "Consulter" pour accéder au compte-rendu digitalisé de l'entretien déjà effectué.
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