Les réponses automatiques est une fonctionnalité d'Outlook permettant d'informer vos interlocuteurs que vous êtes absents et éventuellement d'indiquer une date de retour et/ou une autre personne à contacter durant votre absence. Le message paramétré apparait également dans Teams.

 

Cette procédure vous explique comment utiliser cette fonctionnalité.

Sommaire

• Déterminez la version d'Outlook que vous utilisez
• Outlook version Classique : Activer les réponse automatiques
• Outlook version Classique : Désactiver les réponse automatiques
• Outlook version Nouvelle : Activer les réponse automatiques
• Outlook version Nouvelle : Désactiver les réponse automatiques

Déterminez la version d'Outlook que vous utilisez :

Microsoft propose actuellement (02/2025) 2 versions d'Outlook (classique et nouvelle) : 

Pour savoir quelle version vous utilisez, il suffit de regarder en haut à droite de votre fenêtre Outlook :

: Vous utilisez la version classique.

: Vous utilisez la nouvelle version.

Outlook version Classique : Activer les réponse automatiques

1. Sélectionnez le bouton "Fichier" tout en haut à gauche du ruban :

 

2. Cliquez sur le bouton "Réponses automatiques" :

 

3. Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, sélectionnez le bouton radio "Envoyer des réponses automatiques".

 

4. Cochez la case "Envoyer uniquement pendant ce laps de temps" si vous voulez définir une plage de dates. Cette fonctionnalité permet d'activer et désactiver automatiquement les réponses automatiques sur la période que vous souhaitez : 

 

5. Cliquez sur l’onglet "Au sein de mon organisation" et saisissez votre message d'absence. Ce message sera envoyé qu'en interne de l'école (Permanent, enseignants et élèves).

 

6. Cliquez dans l’onglet "En dehors de mon organisation", et saisissez votre message d'absence. Ce message sera envoyé aux personnes externes de l'école :

 

7. Une fois vos messages saisis, cliquer sur le bouton OK pour enregistrer vos paramètres :

 

Outlook version Classique : Désactiver les réponse automatiques

Si vous n'avez pas programmer une fin sur les réponses automatiques ou que vous souhaitez désactiver cette option plus tôt que prévu, voici comment procéder :

 

1. Sélectionnez le bouton "Fichier" tout en haut à gauche du ruban :

 

2. Cliquez sur le bouton "Réponses automatiques" :

 

3. Cliquez sur le bouton radio "Ne pas envoyer de réponse automatique" afin de désactiver la réponse automatique puis cliquer sur le bouton "Ok" en bas de la page.

Outlook version Nouvelle : Activer les réponse automatiques

1. Cliquez sur la roue dentée tout en haut à droite du ruban :

 

2. Sélectionnez dans le menu à gauche Comptes > Réponses automatiques.

 

3. Cliquez sur le bouton interrupteur (toggle) pour activez les réponses automatiques.

 

3. Cochez la case à cocher "Envoyer des réponses uniquement pendant une période donnée" afin de définir la période durant laquelle sera envoyé vos messages automatiques. 

 

4. Ecrivez votre message d'absence dans le champ de texte, en dessous de la phrase "Envoyer des réponses automatiques au sein de votre organisation".

 

5. Plus bas vous pouvez cocher la case "Envoyer des réponses hors de votre organisation" et saisir votre message qui sera envoyer aux émetteurs externes de l'école.

 

6. Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

 

Outlook version Nouvelle : Désactiver les réponse automatiques

Si vous n'avez pas programmé une fin sur les réponses automatiques ou que vous souhaitez désactiver cette option plus tôt que prévu, voici comment procéder :

1. Cliquez sur la roue dentée tout en haut à droite du ruban :

 

2. Sélectionnez dans le menu à gauche Comptes > Réponses automatiques.

 

3. Cliquez sur le bouton interrupteur (toggle) pour désactivez manuellement les réponses automatiques.

4. Cliquez sur le bouton "Enregistrer".